8.3 Satın
Alma Bilgisi
Şirketimizin
ihtiyaçları için her satın alma işleminde satın alma bilgisi teknik ve
idari olarak
oluşturulmaktadır. Teknik şartnamelerimizde ürünün taşıması gerekli tüm teknik özellikler
tanımlı hale getirilmektedir. İdari şartnamelerde ise,
uygulama esasları, kabul ve
ödeme koşulları gibi detaylar yer almaktadır. İdari ve
teknik şartnameler,
Şirketimizde bu işle görevli elemanları tarafından
hazırlanmaktadır.
Hazırlanan ve
onaylanan şartnamelere göre satın alma işlemleri
başlatılmaktadır.
8.4 İlgili Doküman
:
Teknik Şartname
İdari
Şartname
91 Satın Alınan Ürünün
Doğrulanması Şirketimizin satın
alma işlemlerinde İNSAN
KAYNAKLARI MALİ VE İDARİ İŞLER
MÜDÜRÜ
tarafından muayene ve kontrol işlemleri yapılarak uygun ürünlerin
kabulü, uygun olmayanların
ise red edilmesi şeklinde doğrulama işlemleri
yapılmaktadır. Her satın alma
işleminde bu işlem yapılmaktadır. Süreli hizmet alımlarında ise,
sözleşme maddelerine
konan muayene ve kontrol şekline göre doğrulama
işlemleri yapılmaktadır.
Hizmet satın alma ayrıca yerinde tetkik uygulaması da yapılarak,
tedarikçi
değerlendirmesi gerçekleştirilmekte ve uygunsuzluk
durumlarında, sözleşme hükümlerine
göre işlem yapılmaktadır. Şirketimizin satın alma
sürecinde müşterilerimizin
tedarikçide doğrulama yapma uygulaması bulunmamaktadır.
9.2 İlgili Doküman :
Muayene Deney Girdi Kalite Planı
10.TEDARİKÇİ
DEĞERLENDİRME
10.1AMAÇ:
Belirlenen kriterlere göre Tedarikçi
firmaları değerlendirip uygun olanlardan satın alma faaliyetlerinin
gerçekleştirilmesi.
10.2SORUMLULAR:
İNSAN KAYNAKLARI MALİ VE İDARİ İŞLER
MÜDÜRÜ
10.3İLGİLİ
DOKÜMANLAR:
-Kalite Tetkiki Prosedürü.
-Onaylı Tedarikçi Listesi.
-Aday Tedarikçi Listesi .
10.4EKLER:
-Tedarikçi Firma Değerlendirme Formu.
-Tedarikçi Performans Değerlendirme
Formu.
- Aday Tedarikçi Değerlendirme Formu
10.5UYGULAMA:
10.5.1Tedarikçi firmalar “kalite”, “fiyat”,
“termin ve “hizmet” kriterlerine
göre, kalite
için 50, fiyat için 15, termin için 5,
hizmet için de 30 olmak üzere toplam 100 puanüzerinden satın alma yetkilisi tarafından
değerlendirilir.
10.5.2
Aday
Tedarikçiler “Aday Tedarikçi Değerlendirme Formu”na göre değerlendirmeye alınır.
Uygunluk halinde “Aday Tedarikçi Listesi”ne dahil
edilir.
10.5.3
Sistemin
kurulma aşamasında üretim girdisi ve hizmeti satın alınan
tüm firmalar,
“Genel Müdür Yardımcısı (İdari ve Mali İşler)” onayı ile “Aday
Tedarikçi Listesi”
ne alınır. “Aday Tedarikçi Listesi” 6 ay sonra satın alma yetkilisi
tarafından güncellenir ve “Genel MüdürYardımcısı
(İdari ve Mali İşler)” imzası ile
“Onaylı Tedarikçi
Listesi” olarak yayınlanır.
10.5.5“Aday Tedarikçi Listesi” nde yer alan
firmaların kalite puanı dönem başında 100 olarak kabul edilir. 1.dönem
ocak-haziran, 2.dönem temmuz-aralık.
Dönem içinde yapılan ve üretimi etkileyen bütün
satın almalar “Tedarikçi Performans Değerlendirme Formu”na kayıt edilir. Problem
yaşanan satın alma olduğu taktirde, nedeniyle ilgili, firmaya uyarı yazısı İNSAN
KAYNAKLARI MALİ VE İDARİ İŞLER MÜDÜRÜ tarafından yazılır ve düzeltici
faaliyet talep edilir.
10.5.7
“Tedarikçi
Performans Değerlendirme Formu” na kayıt edilecek satın
almalar için
aşağıda verilen kıstaslara uygun olarak puan
verilir.
A. Kalite
puanlarının hesaplanması aşağıdaki şekilde yapılır; (Maksimum 50
puan)
Kabul
Miktarı
Kalite Puanı =
--------------------------- X 50
Gelen Mal Miktarı
Her satın alma için hesaplanır ve dönem sonunda aritmetik ortalaması
alınır.
B.Fiyat puanlarının hesaplanması aşağıdaki
şekilde yapılır; (Maksimum 15 puan)
En Ucuz Fiyat
Verilen Vade
Fiyat Puanı= ( ----------------------- x 10)
+ ( ------------------------- x 5)
Verilen Fiyat
En Uzun Vade
En ucuz fiyat: Aynı malı satan firmalar arasında en ucuz fiyatı veren
firmanın fiyatı.
En uzun vade: Aynı malı satan firmalar içinde en uzun vadeyi veren
firmanın vadesi.
Her satın alma için hesaplanır ve dönem sonunda aritmetik ortalaması
alınır.
C. Termin
puanlarının hesaplanması aşağıdaki şekilde yapılır; (Maksimum 5
puan)
Yurtiçi ve Yurt Dışı Satın alımlarda:
İstenilen teslim
süresinden 8 gün önce gelmiş ise: 0
puan
İstenilen teslim
süresinden 7 gün önce gelmiş ise: 1 puan
İstenilen teslim
süresinden 5-6 gün önce gelmiş ise: 2 puan
İstenilen teslim
süresinden 3-4 gün önce gelmiş ise: 3 puan
İstenilen teslim
süresinden 1-2 gün önce gelmiş ise: 4 puan
İstenilen teslim
süresinde gelmiş ise: 5 puan
İstenilen teslim
süresinden 1-2 gün sonra gelmiş ise: 4 puan
İstenilen teslim
süresinden 3-4 gün sonra gelmiş ise: 3 puan
İstenilen teslim
süresinden 5-6 gün sonra gelmiş ise: 2 puan
İstenilen teslim
süresinden 7 gün sonra gelmiş ise: 1 puan
İstenilen teslim
süresinden 8 gün sonra gelmiş ise: 0 puan
D. Hizmet
puanlarının hesaplanması aşağıdaki şekilde yapılır. (Maksimum 30
puan) ''Tedarikçi
Firma Değerlendirme Formu''nda belirtilen Kalite Kriterleri
ve Hizmet
Kriterlerine göre puanlama yapılır. Kalite Kriteri puanlaması 20,
hizmet kriterleri
puanlaması 10 üzerinden hesaplanır. Hizmet kriteri
puanlaması yapılırken 20 soru sorulur ve alınan toplam
puan 20'ye bölünerek tedarikçinin hizmet kriteri puanı
bulunur.
E. Toplam Puan
Hesaplanırken:
Her döneme ait
aritmetik ortalaması alınmış kalite, fiyat, termin ve
hizmet puanlarının
toplamı '' Tedarikçi Performans Değerlendirme Formu''ne kaydedilir.
10.5.8Puanı 60 ve 60’ın üstü olan Tedarikçi
firmalar çalışılabilir firmalar olup, Genel Müdür imzası ile “Onaylı Tedarikçi Listesi”
ne kaydedilir.
10.5.9
Tedarikçi
firmalar alacakları puana bağlı olarak aşağıda belirtilen
şekilde gruplanır.
Onay gurubuna dahil olan Tedarikçiler ''Onaylı Tedarikçi Listesi''nde yerini alır .
ONAY : (
60?Toplam Puan ?100 )
ŞARTLI ONAY : ( 50 ?Toplam
Puan < 60 )
RED : Toplam puan < 50 olarak gruplanır.
10.5.9
“Onaylı
Tedarikçi Listesi” 6 ayda bir “İNSAN KAYNAKLARI MALİ VE
İDARİ İŞLER MÜDÜRÜ” tarafından güncellenir.
Dönem içinde yeni firmaların devreye alınması durumunda bu firmalar “Aday
Tedarikçi Listesi”nde tutulur ve dönem sonunda yapılan değerlendirmeye göre
işlem görür.
10.5.10 Onaylı Tedarikçi Listesi”nde bulunan ancak
50 puanın altına düşerek listeden çıkarılan firmalar için şu işlemler
yapılır
A. Firma, 1. kez listeden çıkarıldığında 1 ay, 2.
kez listeden çıkarıldığında 3 ay, 3. kez listeden çıkarıldığında 6 ay, 4. kez
listeden çıkarıldığında süresiz mal alımı yapılmaz ve bu durum uyarı yazısı ile
bu Tedarikçi firmaya bildirilir.
- Yukarıda
verilen sürelerin dolumunda Tedarikçi firmanın mal satmak için talebi söz konusu olduğunda, satın alma yetkilisi Tedarikçi firmadan geçen
süre içindeki iyileştirme çalışmaları
hakkında bilgi
ve belgeleri alır, gelen bilgi ve belgeler doğrultusunda olumlu bir gelişme
olduğunu değerlendirirse “Aday Tedarikçi Listesi”ne firmayı dahil
eder.
Tedarikçi firmanın tetkiklerinde ortaya
çıkan sonuçlar “İNSAN KAYNAKLARI MALİ VE İDARİ İŞLER MÜDÜRÜ” tarafından
değerlendirilerek, Tedarikçi firmanın grubu
değiştirilebilir.